의사일정은 회의를 진행하기 위한 예정서라고 말할 수 있는데 이는 회기전체 동안의 의사일정과 당일 회의의 의사일정 두 가지가 있다. 회기전체의 의사일정은 본회의 개의일시, 처리할 안건, 휴회기간, 위원회 활동기간 등과 기타 회의에 필요한 사항을 기재한다. 그리고, 당일 의사일정에는 당일 회의차수, 개의(개회)일시, 처리할 의제와 순서를 기재하는데 의원수가 많은 본회의에는 당일의 의사일정을 유인하여 회의장에 배부하고 규모가 작은 본회의나 위원회에서는 회의장 칠판에 게시하는 것이 바람직할 것이다. 의사일정을 작성하는 이유는 미리 의원이나 지방자치단체의 집행부에 알림으로써 회의에 필요한 준비를 할 수 있게 하고 질서있고 능률있는 의사진행을 할 수 있도록 하기 위한 것이다.

회기란 의회가 언제나 활동하는 것이 아니고 일정기간을 정하여 활동하게 되는데 그 기간을 회기라 함.

집회란 의회가 활동을 시작하기 위하여 일정한 시간과 장소에 모이는 것을 말한다.

폐회란 개회의 반대되는 개념으로서 의회의 활동기간 즉 회기가 종료되는 것을 말한다.

개회란 의회가 집회되어 활동을 시작하였다는 의미로 사용되는데 「제○회 ○○의회(임시회 또는 정례회)가 개회되었다」고 한다. 그리고 지방자치법이나 회의규칙에서는 위원회의 당일 회의를 여는 것을 개회라고 표현하고 있는데 개의와 개회를 혼용하여 사용하고 있다.

개의란 회기 중에 당일의 본회의를 여는 것을 말하는데 개회는 전체적인 회기가 시작됨을 강조하여 이르는 말이다. 당일 본회의나 위원회가 회의를 시작하게 되면 그날의 회의 시작을 선포하게 되는데 「제○차 본회의(위원회)를 개의합니다」의 형식으로 선포하게 된다. 개의나 개회 선포 전에는 무슨 발언을 하든 회의가 아니라 사담에 불과하다.

산회는 그날의 의사일정을 모두 처리하여 회의를 끝내는 것을 의미한다. 산회도 의장 또는 위원장이 선포하게 되는데 「오늘은 이것으로 회의를 마치겠습니다. 산회를 선포합니다」의 형식으로 선포하게 된다. 그리고, 일단 개의(개회)된 회의에 대해 산회를 선포하지 않는 한 당일 24:00까지는 회의를 할 수 있는 상태에 놓이게 된다.

휴회는 본회의에서만 사용되는 용어이다. 의회가 집회되어 본회의 의결로 회기가 결정되는데 그 회기중 일정한 기간을 정하여 본회의를 열지 않는 것을 휴회라 한다. 휴회는 일반적으로 위원회 활동을 위해서 또는 중요한 행사 등을 위하여 하게 된다. 휴회는 본회의 의결로 하되 일정기간을 정하여(○일) 휴회하게 되는데 일요일이나 법정 공휴일은 휴회의결 없이 당연히 본회의를 개의하지 않는다. 일요일이나 법정 공휴일에 본회의를 개의하기 위해서는 오히려 본회의 의결이 있어야 한다.

정회란 일단 개의된 회의를 진행하다가 회의를 중단하는 것으로서 법규정 사항으로는 「회의 진행중 의사정족수에 달하지 못한 때」와 「회의장이 소란하여 질서유지가 곤란한 경우」이나 일반적으로 안건에 대한 이견조정, 휴식, 질의(질문)에 대한 답변준비, 중식 또는 석식 시간의 확보 등 필요한 경우에 정회한다. 회의규칙에서는 정회를 회의중지로 표현하고 있는데 관용적으로 정회라는 용어를 사용하고 있다. 정회의 여부와 시점 결정은 의장 또는 위원장이 하게되나 필요한 경우에는 의원(위원)의 동의와 본회의(위원회) 의결로 정회하기도 한다. 정회를 한 후 이견으로 회의를 속개하지 못하고 산회도 의결하지 못하는 경우에는 당일 24:00가 됨으로써 자동산회 되었다고 한다. 정회시에는 회의시작 시간 즉 속개시간을 고지하기도 하지만 속개시간 약속없이 정회하는 경우에는 의장(위원장)은 속개시간을 정하여 의원(위원)에게 통지한다.

속개란 중지된 회의를 다시 시작하는 것을 말하는데 이 경우에도 개의되는 때와 같이 의사정족수가 충족되어야 한다.

재개는 본회의 휴회기간 중에 긴급한 안건의 처리 등 필요에 따라 휴회를 해제하고 본회의를 다시 여는 것을 말한다.

유회란 예정된 당일 회의를 시작하기 위해서는 일정 수 이상의 의원(위원)이 출석(의사정족수 충족)하여야 하므로 회의는 의사정족수가 충족되기를 기다려 개의하게 된다. 그러나 의사정족수가 충족될 때까지 무작정 기다릴 수 없으므로 개의 예정시간으로부터 일정시간이 지나도 의사정족수를 충족하지 못하면 당일 회의를 열지 못하게 되는데 이 경우를 유회라 한다. 지방의회에서는 개의시간이 1시간이 지나도록 의사정족수에 미달될 경우에 의장은 유회를 선포할 수 있도록 하고 있는데 위원회에서도 이 규정을 준용한다.

의사정족수란 본회의나 위원회 회의를 개의 또는 개회하는데 필요한 최소한의 의원수를 말한다. 본회의와 위원회 모두 재적의원 1/3 이상 출석으로 개의한다.

의결정족수란 안건을 의결하는데 필요한 최소한의 출석의원수를 말한다. 의결정족수는 지방자치법에 규정이 없는 한 재적의원(위원) 과반수 출석과 출석의원(위원) 과반수 찬성으로 의결토록 하고 있다.

부의란 안건이 본회의에서 심의할 수 있는 상태에 놓인다는 의미로 사용되는데, 이 용어는 본회의에만 사용하고 있다.

즉, 본회의에 부의한다는 것은 본회의에서 심의될 수 있도록 하는 상태에 놓는 것을 말하는데 부의를 구체화시키기 위해서는 회의에 상정시키는 행위가 필요하다.

상정이란 본회의에 부의된 안건이나 위원회에 회부되어 있는 안건을 심의하기 위해서 당일 회의에서 심의를 시작한다는 구체적인 행위를 의미한다.

본회의나 위원회에서 의사일정에 기재된 안건에 대해 "○○○을 상정합니다'라고 선포함으로써 비로소 당해 안건이 상정되었다고 하고 당해 안건을 심의할 수 있게 된다.

의결과 결의는 회의체의 의사형성 행위라는 점에서 구별되는 것은 아니다. 구별한다면 결의는 합의체의 전체 의사를 나타내기 위한 의사형성 행위인데 대하여 의결은 각각의 안건에 대하여 가부를 판단하는 구체적 법률적 의사형성 행위라고 할 수 있다.

부대결의란 의안을 의결할 때 어떤 조건 또는 건의 등 의사표시를 붙이는 경우가 있는데 이를 부대결의 또는 부대조건이라 한다.

가결은 안건이 통과되었다는 것을 의미하며, 부결은 안건이 통과되지 아니하였다는 의미이다.

미결은 가부 어느 편에도 다 과반수가 못될 때 의결하지 아니하였다는 의미로 사용된 것이나 현재는 사용하지 않고 있다.

질의는 의제가 된 안건을 본회의나 위원회에서 심의(심사)하는 과정에서 의문나는 사항이나 문제점 등 필요한 사항을 제안자에게 물어 답변을 구하는 안건 심사 절차로서의 한 단계를 의미한다.

질문은 독립적인 의사로서 심의대상이 되는데 지방자치단체의 행정 전반 또는 특정문제에 대하여 설명을 요구하고 소견을 묻는 것이다.

※ 질문과 질의를 구분하면 질문은 독립된 의사로서 의사일정에 기재하고 상정을 하게 되나 질의는 안건의 심의절차의 한 과정에 불과하다

동의라 함은 회의체에서 의원(위원)이 통상적으로 안을 갖출 필요없이 발의하는 것을 말하는데, 이는 회의체의 의사결정을 위해 안을 맨 처음 제안하는 과정이 된다.

동의는 회의진행 과정에서 논의하고 있는 의제와는 독립된 의제로서 의결의 대상이 되는 것으로 통상 구두로 발의(서면동의 가능)하게 되고 특별한 규정이 없는 한 동의자와 1인 이상이 찬성하면 그 동의는 성립되었다고 하고 성립된 동의는 회의체에서 논의할 수 있는 대상 즉 의제가 되는 것이다.

요구라 함은 동의와 유사한 내용으로써 요구가 있는데 이 요구는 일정한 요건을 구비하는 경우 피요구자는 당연히 그 요구에 따라 일정한 행위를 해야하는 것을 의미한다.

의안이라 함은 지방의회의 의결을 필요로 하는 많은 안건 중에서 특별한 형식적 요건을 구비하여 의원이나 지방자치단체의 장이 제출하는 것을 말한다.

안건이라 함은 본회의나 위원회에서 논의, 처리의 대상이 되는 모든 사안을 말하는데 의안과 기타 사안을 모두 포함한 개념이다.

안건은 의결의 대상이 되는 것과 의결의 대상이 되지 않는 것이 있는데 안건 중에는 의결의 대상이 아닌 것으로 질문·연설·보고 등이 있다.

의제라 함은 제안된 안건의 제목을 강조한 것인데 일반적으로 당일 의사일정에 기재되어 심의가 예정되었거나 상정되어 논의 중에 있는 안건을 말한다.

발의와 제출은 의원이 의안을 낼 때에는 발의라 하고, 지방자치단체의 장이 의안을 낼 때에는 제출이라 한다.

위원회가 안을 만들어 낼 때에는 제안이라고 하는데 발의와 제출을 포함한 개념이다.

의장이 안을 낼 때에는 제의라 한다. 안을 제안하기 위해서는 지방자치법·조례·회의규칙에서 일정한 의원 수 이상의 찬성을 요하는 사항 이외에는 의원의 동의와 찬성자 1인이 있어야 하는데 예외적으로 의회 관행상 간단한 사항은 의장(위원장)이 안을 발의하여 본회의(위원회)의 의결을 얻기도 한다.

수정안은 제안된 원안에 대하여 다른 의사를 가하는 것으로 새로 추가, 삭제 또는 변경하는 것으로써 원안의 목적 또는 성격을 변경하지 않는 범위내에서 변경하는 것을 말한다.

의원은 모든 의안에 대해서 수정안을 발의할 수 있다. 다만 의안의 성질상 수정안을 발의할 수 없는 것이 있는데 결산, 예비비 지출 승인의 건, 지방자치단체의 장의 선결처분에 대한 승인의 건 등이 그 예이다.

대안도 원안과 일반적으로 취지는 같으나 그 내용을 전면적으로 수정하거나 체계를 전연 다르게 하여 원안에 대신할 만한 내용으로 발의하는 것을 말하는데 수정안의 일종이다.

회부란 제출된 의안을 의장이 심사할 권한이 있는 소관위원회에 송부하는 행위를 말한다.

재회부는 위원회에서 심사보고 한 안건을 본회의의 심의과정에서 의안 전체를 심사한 위원회나 또는 다른 위원회에 다시 심사보고 하도록 재차 송부하는 행위를 말한다.

번안이라 함은 본회의나 위원회에서 의결한 사항에 대해서 다시 심의하여 의결하는 것을 말한다.

이는 객관적 사정이 전의 의사결정 당시와 현저히 달라졌거나 전의 의사결정에 명백한 착오가 있는 경우 다시 심의하여 시정할 수 있게 하기 위한 제도이다.

예산안의 재심사란 본회의에서 예산결산특별위원회의 심사를 거쳐 예산안을 심의하는 중에 다시 심사할 사항이 있는 경우 이 사항에 대해서 본회의 의결로 심사기간을 정하여 예산결산특별위원회에 다시 심사토록 하는 것을 예산안의 재심사라 한다.